O que é um escritório virtual - Um guia completo

Escritório virtual é um novo modelo de escritório que utiliza as modernas tecnologias da informação para proporcionar às empresas e aos particulares um ambiente de escritório flexível, cómodo e de baixo custo.

Um escritório virtual não é um espaço de escritório real no sentido tradicional, mas um espaço de escritório virtual formado pela integração de vários recursos necessários para o trabalho de escritório através da Internet e das tecnologias da informação. Os utilizadores podem aceder ao escritório virtual através de computadores, telemóveis e outros dispositivos em qualquer lugar com uma ligação à Internet para realizar actividades de escritório.

Fornecer um endereço comercial profissional para registo de empresas, envio e receção de cartas, etc.

Ao mesmo tempo, podem também ser fornecidos serviços de correio de voz para facilitar aos utilizadores a receção de mensagens quando não podem atender o telefone.

Ajudar os utilizadores a receber e reencaminhar correio e encomendas. Alguns fornecedores de serviços de escritório virtual também fornecem serviços de digitalização de correio e de reencaminhamento eletrónico para que os utilizadores possam obter o conteúdo do correio em tempo útil.

De acordo com as necessidades dos utilizadores, oferecemos serviços de aluguer de salas de reunião cobrados à hora ou ao dia.

Fornecer alguns direitos básicos de utilização de equipamento de escritório e de software, como a utilização remota de impressoras, fotocopiadoras, aparelhos de fax e outros equipamentos, bem como licenças de utilização em linha para software de escritório, software de gestão de projectos, etc.

Para as pequenas empresas, as empresas em fase de arranque ou os trabalhadores independentes, não é necessário alugar um espaço de escritório dispendioso ou adquirir uma grande quantidade de equipamento de escritório, o que reduz consideravelmente os custos de escritório. Ao mesmo tempo, uma vez que a procura de espaço físico para escritórios é reduzida, também se podem poupar despesas como água, eletricidade e taxas de propriedade.

Os utilizadores podem trabalhar a qualquer hora e em qualquer lugar, de acordo com as suas necessidades comerciais e disposições de trabalho, sem estarem limitados pela localização geográfica e pelo horário de expediente. Os funcionários podem optar por trabalhar em casa, num café ou numa viagem de negócios, o que melhora a eficiência e a flexibilidade do trabalho.

Os serviços de endereço profissional e de reencaminhamento telefónico prestados pelo escritório virtual pode ajudar as empresas a estabelecer uma boa imagem profissional, fazer com que os clientes sintam que a empresa tem uma localização comercial estável e processos de escritório normalizados, e aumentar a confiança dos clientes na empresa

Normalmente, estas empresas têm fundos limitados e precisam de controlar os custos, ao mesmo tempo que pretendem ter uma imagem de escritório profissional para desenvolver a sua atividade. Os escritórios virtuais proporcionam-lhes uma opção acessível que pode não só satisfazer as necessidades de registo da empresa e de escritório básico, mas também poupar muito dinheiro para o desenvolvimento da empresa na fase inicial.

Para as pessoas que trabalham à distância, como programadores, designers, escritores, consultores, etc., os escritórios virtuais proporcionam uma plataforma de trabalho virtual que lhes permite conduzir as suas actividades de uma forma mais profissional, usufruindo de um estilo de trabalho flexível.

As empresas multinacionais ou as empresas com sucursais em diferentes regiões podem utilizar escritórios virtuais para integrar recursos e conseguir colaboração e gestão remotas. Através do endereço e dos serviços telefónicos dos escritórios virtuais, as empresas podem estabelecer uma imagem unificada em diferentes regiões para facilitar a comunicação com clientes e parceiros.