Guia de tipos de escritórios: Escritório com serviços vs Coworking

No ambiente empresarial moderno, a escolha do espaço de escritório está a tornar-se cada vez mais diversificada. Escritórios com serviços e os escritórios de co-working são dois modelos de escritório populares, cada um com as suas próprias caraterísticas. Quer se trate de uma empresa em fase de arranque, de uma pequena ou média empresa, ou de uma sucursal de uma grande empresa, é necessário fazer uma escolha adequada entre estes dois modelos com base nas suas próprias necessidades. De seguida, procederemos a uma análise exaustiva destes dois tipos de escritório.

O escritório com serviços é uma solução de escritório altamente personalizada, normalmente gerida e explorada por operadores profissionais. É alugado em unidades de espaço de escritório completo, abrangendo mobiliário de escritório básico, como secretárias e cadeiras, armários de arquivo, redes de alta velocidade, sistemas telefónicos e outro equipamento de comunicação, e até uma série de serviços de apoio, como receção, limpeza e segurança. O principal objetivo dos escritórios com serviços é proporcionar às empresas um ambiente de escritório "one-stop". As empresas podem iniciar a sua atividade imediatamente após a mudança, sem terem de se preocupar com a construção básica e a gestão operacional do espaço de escritórios

O coworking é um modelo de espaço de escritório partilhado que quebra a natureza fechada do espaço de escritório tradicional e enfatiza a partilha de espaço e recursos. Num espaço de coworking, diferentes empresas, equipas ou indivíduos partilham o mesmo espaço físico. Para além dos seus próprios postos de trabalho independentes ou pequenos escritórios, partilham também áreas públicas, como salas de reuniões, áreas de descanso, salas de chá e áreas de impressão. O coworking centra-se na criação de uma atmosfera comunitária e, ao organizar várias actividades sociais e intercâmbios industriais, promove a interação e a cooperação entre os membros, formando um ecossistema de escritórios vibrante e inovador.

É adequado para empresas com requisitos mais elevados em termos de confidencialidade da informação, tais como instituições financeiras, escritórios de advogados, etc. Quer se trate de um escritório aberto ou de um compartimento independente, pode satisfazer as necessidades de diferentes cenários de escritório.

A disposição do espaço de escritórios comuns é mais flexível e diversificada, com postos de trabalho partilhados abertos e pequenos escritórios independentes. Os postos de trabalho partilhados abertos proporcionam opções de escritório de baixo custo para indivíduos ou pequenas equipas, mas a privacidade é relativamente reduzida; embora os gabinetes independentes tenham um certo grau de privacidade, podem não ser tão bons como os gabinetes independentes em escritórios com serviços, em termos de área e isolamento acústico. Os escritórios conjuntos são mais adequados para empresas criativas, equipas em fase de arranque ou freelancers que procuram uma comunicação aberta e se concentram na atmosfera social

Escritórios com serviços prestam serviços mais completos e pormenorizados. Para além das instalações básicas de escritório e dos serviços imobiliários, podem também incluir serviços de apoio administrativo, como entrega de correio, organização de reuniões, reserva de hotéis e bilhetes de avião, etc.; apoio técnico informático, como manutenção de redes, reparação de equipamentos, etc.; e serviços comerciais, como consultoria jurídica, agência fiscal, etc.

Os espaços de escritórios conjuntos também oferecem uma grande variedade de instalações de apoio, tais como redes sem fios de alta velocidade, salas de reuniões multifuncionais, impressoras partilhadas e áreas de café de lazer. Ao mesmo tempo, os operadores de escritórios conjuntos organizam normalmente várias actividades comunitárias, tais como palestras sobre a indústria, sessões de partilha de espírito empresarial, festas de fim de ano, etc., para melhorar a ligação e a interação entre os membros. No entanto, em termos de serviços profissionais de negócios e serviços personalizados, os escritórios conjuntos podem ser relativamente fracos.

O aluguer de escritórios com serviços é relativamente elevado, mas as suas taxas incluem normalmente todos os custos de serviços e instalações, pelo que as empresas não necessitam de suportar custos operacionais adicionais. Simultaneamente, o período de aluguer dos escritórios com serviços é relativamente flexível, podendo as empresas optar por arrendamentos de curto ou longo prazo, de acordo com as suas próprias necessidades de desenvolvimento. No entanto, em comparação com os escritórios de co-working, a flexibilidade do ajustamento da renda pode ser ligeiramente inferior.

Uma das principais vantagens do co-working é o seu baixo custo, especialmente no que diz respeito aos postos de trabalho partilhados abertos, a renda é muito inferior à dos escritórios tradicionais e dos escritórios com serviços. Além disso, o período de aluguer dos escritórios de co-working é muito flexível, variando de alguns dias a vários anos. As empresas podem ajustar a dimensão e o período de aluguer do espaço de escritórios em qualquer altura, de acordo com o seu próprio desenvolvimento comercial, o que é extremamente flexível, o que é muito atrativo para as empresas em fase de arranque e para as pequenas equipas.

Os escritórios com serviços destinam-se principalmente a médias e grandes empresas, sucursais de empresas multinacionais e empresas com elevados requisitos em termos de ambiente de escritório e qualidade de serviço. Estas empresas prestam mais atenção à estabilidade, privacidade e profissionalismo do espaço de escritórios e estão dispostas a pagar preços mais elevados por um ambiente de escritório de elevada qualidade e serviços completos.

Os escritórios conjuntos têm atraído muitas empresas em fase de arranque, equipas empreendedoras, freelancers e pequenas empresas criativas. Estes grupos têm normalmente orçamentos limitados e esperam reduzir os custos de escritório através da partilha de recursos. Ao mesmo tempo, também estão ansiosos por comunicar e cooperar com outros empresários num ambiente aberto para obter mais oportunidades de desenvolvimento e inspiração.

A escolha de um escritório com serviços ou de um escritório de coworking exige uma análise exaustiva da situação atual da empresa e das suas necessidades de desenvolvimento. Se a empresa tem grandes exigências em termos de privacidade, segurança e profissionalismo do espaço de escritório, dispõe de um orçamento relativamente suficiente e espera obter uma gama completa de serviços de balcão único, então um escritório com serviços pode ser a melhor escolha; se a empresa presta mais atenção ao baixo custo, flexibilidade e atmosfera social, procura um ambiente de escritório aberto e inovador e espera comunicar e cooperar com pessoas de diferentes sectores, um escritório de coworking é mais adequado

No processo de decisão, as empresas podem também inspecionar os diferentes espaços de escritórios para conhecer as suas instalações, serviços e ambiente específicos e comunicar com os operadores para fazer a escolha mais adequada aos seus interesses. Tanto os escritórios com serviços como coworking Os escritórios fornecem às empresas modernas uma variedade de soluções de escritório, ajudando-as a desenvolverem-se eficientemente na feroz concorrência do mercado.